Kegiatan pengumpulan koper jemaah calon haji digelar di Wisma Haji Kota Madiun, Minggu 26 April 2026, mulai pukul 08.30 hingga 11.00 WIB sebagai bagian dari persiapan keberangkatan ke tanah suci. “Setiap koper kami timbang terlebih dahulu. Jika melebihi batas ketentuan, maka harus dibongkar dan dikurangi isinya agar sesuai aturan. Setelah itu baru ditata sesuai rombongan, supaya jangan sampai setelah dimasukkan ke truk, ternyata masih ada yang belum datang. Sebagai antisipasi”. Datik menjelaskan batas maksimal berat koper besar ditetapkan 30 kilogram, sedangkan tas kabin maksimal 7 kilogram. Selain itu, jemaah calon haji juga diingatkan untuk tidak membawa barang terlarang seperti benda tajam, setrika lipat, maupun barang yang mengandung gas ke dalam tas kabin. Setelah proses pengumpulan dan pemeriksaan selesai, seluruh koper besar jemaah akan diberangkatkan ke Embarkasi Surabaya sekitar pukul 12.00 WIB dan diperkirakan tiba pada pukul 13.30 WIB. Pengiriman koper dilakukan lebih awal atau H-1 guna memastikan kelancaran proses pemberangkatan jemaah haji dari Kota Madiun.